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「今日やるべき事」を必ず終わらせるタスク管理術とは?コツを教えるよ!

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こんにちは、ぱにゃ(@panya_eba)です。


もしかして、いつも「あ~、今日もやりたい事がぜんぜん終わらなかったー」って思いながら布団に入っていませんか?

 

それは、だめですー!

 

脳みそ的に、寝る前には楽しかったこと…楽しいこと…そんなことを考えてニヤニヤしながら寝るのが、心を元気にするために大切なんです。

 

さぁ。楽しいことだけ考えて、幸せ脳を作りながらぐっすり眠ろうよ ٩(๑❛ᴗ❛๑)۶

 

・・・。


とはいっても、

実際にやるべきタスクが残ったまま1日が終わると、どうしても笑っていられないですよね。

 

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そこで今回は、あなたが1日を気持ちよく終えるために「今日やるべきことを終わらせるタスク管理術を共有していきますね!

 

  

時間があれば良いってもんじゃない

 

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よくタスクが終わらなかった原因として「時間が足りない」が一番の理由として上がります。

 

でも、たとえ自由に使える時間が増えたとしても、気力や体力が残っていなければ意味がないですよね。意外と時間がたくさんあっても、集中できる時間って少なかったりするんですよ。

 

1日にどれだけ時間が確保できるかじゃなくて、どれだけ集中できる時間を確保できるか。

 

これが大切です。

 


そのためには、この2つを意識していきましょう。

  • 時間を有効活用する準備をする
  • 集中力をエコモードで使う

ひとつずつ解説していきますね!

 

 

あなたの集中力が続く時間を知る

 

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人には集中できる時間というのが決まっていて、集中力の波は15分周期と言われています。でも、15分ごとに休むとなるとONとOFFのスイッチを、短時間でパチパチ切り替えるという労力がかかってしまいます。

 

わたしは色々試した結果、45分ごとに休憩を入れるのがちょうどいいと思いました。あなたにとっても、ベストな分数というのがあると思います。まずは色々とやってみて気持ちよく集中できる長さを見つけてください。

 

これを頭において、次の章にいきますよ!

 

 

習慣にするテクニック

 

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1.組み立てる

 

まずは、あなたのやるべきタスクのメモを用意しましょう。
わたしの場合は専業なので、朝起きてからビジネス終了までの計画を立てています。副業でビジネスをしている人は、家に帰ってきてからのタスクを書き出すといいですね。あとは、普通に会社の業務でも使えると思うので、よかったら活用してみてください。

 


【書き方のルール】

  1. 上から順に今日やることを書く
  2. 目標時間を書く
  3. 実際にかかった時間を書く

 


~ぱにゃの場合~

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このふせんは、WindowsだとデフォルトでPCに入っています。デスクトップにペタッと貼れて、電源を消しても立ち上げると自動的に現れるのでおすすめですよ。「Sticky Notes」でPC内を検索すると出てきます。

 

この「タスクメモ」は常に見られればいいので、ふせんじゃなくてもメモ帳でもエクセルでも何でも使いやすいもので良いと思います。

 

ここでのポイントでは「何時までに終わらせる」じゃなくて「何分で終わらせる」と書くところですね。毎日計画の立て直しをする必要がなくなるし、「一作業に何分くらいかかるのか」という効果測定ができるので、この表記にしています。

 

 

ストップウォッチアプリなどを使って、時間を測りながら作業をこなしていきましょう!

 

ちなみに、わたしはこれを使っています。ダブルクリックをすると動いて、クリックで一時停止、トリプルクリックでリセット、というシンプルなものです。

 

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MeasurePATストップウォッチの詳細情報 : Vector ソフトを探す!

 

この記事書き始めてから、もう3時間たってますね。ふふふ・・

 

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2.集中力をエコモードで使う


PCの前に座って指示の書いてあるふせんを見たら「わたしは機械」と思いながら、ふせんの指示の通りに作業を淡々とこなしていきます。

 

そして、自分であらかじめ決めた休憩時間(45分後)になったら、感情をとりもどしてください!作業の途中だったとしても、しっかり10分~15分休憩をとりましょう。


なぜ淡々とこなすのが集中力を持続することに繋がるのかというと、「集中力を最大にするBGMについて」の記事の中でも書きましたが、

 

参考※

www.panyablog.com

 
「今日は何の作業から始めようかな~」というように選ぶ行為自体があなたの集中力を奪ってしまいます。決断疲れを回避して集中力をなるべく保つために、上から順番に作業をしていくだけという状況を作ってあげる必要があります。


そして、実際にかかった時間を目標の横に書くことによって、ひとりタイムアタックというゲームを楽しみましょう!

 

・・・。

 

え、、さびしくないよ。楽しいよ!

やってみなよ!

 

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3.自分の限界を知る

 

独りタイムアタックをしたものの、大幅に時間オーバーすると、そのあとの予定が全て崩れます。これでは、寝る前に「あー今日ぜんぜん終わらなかった」が発動してしまいます!

 

これは、出来なかったあなたが駄目な訳じゃありません。タスクを組んだあなたが、自分を過信しすぎていたんです。高い目標は大切ですが、作業量は適正なものを与えてあげましょう。

 

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4.組み直す


ビジネスは短距離走じゃなくて、長距離走です。

 

長く走れるように、

  • 自分はどのくらい集中力が続くのか
  • この作業には、どのくらいの時間がかかるのか

まずはそれを測定してみて、あなたに合った無理なのないタスクスケジュールを組みましょう。


たとえば、、、

「eBayで週に20品出品する」という目標を組んだとします。そうしたら、「1日3品」というタスクでも良いし、今日は「リサーチだけ」、「明日は出品だけ」というように分けてあげても良いんです。

 

格好よくいうと「PDCAサイクルまわしてこ!」ということです。いろいろと試していく中で、徐々にあなたにあった計画を作り上げていくのが大切です。

 

PDCAサイクルとは

管理業務を円滑に進める手法の一つ。

Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)

 

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5.人間は慣れというものが備わっている


ここで朗報です!

あなたの集中力や作業量の限界は伸びていきます。


毎日毎日、機械のように同じ作業を当たり前のように繰り返していると、何のストレスもなくそれが出来るようになり、速度も早くなっていきます。そうすると、もっと集中力をうまく使いながら長く走れるようになるんですね。

 

たとえば、、
朝起きて顔を洗うのだって、生まれたときから習慣だった訳じゃないですよね。

 

でも「やらなきゃ!あーめんどくさい。集中力いるなぁっ」って思いながら、顔を洗う人ってあまりいないと思います。


それと同じです。最初は難しくて大変に思うかもしれない作業でも、そのうち、顔を洗ったり歯を磨く感覚と一緒で、当たり前にできるあなたの習慣になります


そこまでいったら、それはあなたのスキルってやつですね。


おめでとうございます!!

 

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休憩の取り方

 

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最近わたしは思うんです。
脳ってパソコンみたいだなーって。

ずーっと忙しく情報処理をし続けるとフリーズしたり故障しちゃいます。

 

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なので、休憩のときはしっかり脳を休ませてあげると、集中力の持続力とかその日の疲れ方がぜんぜん違います。


具体的には、10分休むとしたらそのうちの5分はただ目をつむって「無」になるか、景色をながめてぼーっとしたりしましょう。

 

その間に、忙しく動き続けて散らばった情報を整理してくれます。すると、クリアな頭でまた作業に向かうことが出来るんですね。

 

休憩のときってどうしてもスマホを見たくなっちゃうんですが、そうするとずーっと脳が働きっぱなしになってしまいます。

 

スマホをみたい時は、後半5分だけとか区切るようにしましょう。

ぼーっとするのが苦手なひとは最近はやりのハンドスピナーおすすめですよ。

 

 

休憩を取らないとどうなる?

 

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わたしのエピソードですが、

独立したてのときは、思いきりビジネスできるのが楽しくて朝9:00~夜2:00くらいまでずっと作業をしてました。


時間だけ見るといっぱい作業しているように見えますが、だらだらとすごい効率の悪いやり方をしていたんで、今よりずっと集中した時間はすくなかったと思います。


ろくに休憩もとらずに作業をしていると、飽きてきたり遊びたくなっちゃうんですよね。youyubeを見ながら梱包したり、歌いながらリサーチしたりしていて、1時間で終わる作業を2時間かけてやっていました。


常にうすーく休みながら作業していたんですね。


やっぱり、同じ2時間かけるなら1時間しっかり休んで、1時間しっかりPCに向かった方がいいと思います。気持ち的にもしっかり休んだというものがあれば、それを取り返すように頑張れます。


寝る前にだらだらスマホを見ちゃうのも、休み足りていないからだと気づきました。


やるときはやる!休むときは休む!それを意識して取り組んでいきましょう。

 

 

まとめ

 

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今回紹介した、自分で設定したタスクに対して実際にかかった時間を測定していくという方法は本当におすすめです。


「今日は本当に疲れたー」っていう日も、見返すと休憩をだらだらとっていて、実際に作業した時間自体は少なかったりする時もあります。そんな時は、今日は不調だから早く寝ようというような、自分をメンテナンスをしてあげる判断が出来ます。

 

逆に「全然なにもできなかった」と思う日でも、しっかりとやるべき事は終わらせる事が出来ていたりします。作業が終わったあとは、自分が終わらせたタスクを見返して「がんばったね」と声をかけてあげましょう。


くれぐれも「今日もやりたいことが出来なかった・・・」と思いながら悔いを残して1日を終わらせちゃだめです。作業中は自分に厳しく終わったあとは自分にやさしく自画自賛しちゃいましょ。


あなたは頑張って生きているんだから、成長がない日なんてないんです。

毎日一歩一歩、自分と向き合って少しずつ成長していきましょう!

 

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ではでは、
ここまで読んでいただきありがとうございました!


ぱにゃ。